📝 Warum ich meine Zeit mit Kimai erfasse

Wie mir eine Zeiterfassung hilft, mein Hobby im Lot zu behalten.

🤔 Warum ich überhaupt Zeit erfasse

Mein IT-Blog ist mein Hobby. Gerade deshalb möchte ich im Blick behalten, wie viel Zeit ich tatsächlich investiere. Nicht, weil ich jede freie Minute optimieren möchte, sondern weil ich im Blick behalten möchte, dass mein Hobby genau das bleibt: etwas, das mir Freude macht und in meinen Alltag passt.

Beruflich arbeite ich als IT-Projektmanager. Struktur, Planung und ein organisierter Arbeitsstil gehören für mich zum Alltag. Viele Kollegen verbinden mich genau damit. Es überrascht daher vermutlich nicht, dass ich diesen Ansatz auch auf private Projekte übertrage. Ich möchte wissen, wofür ich meine Zeit einsetze, ohne dabei jede Minute kontrollieren zu wollen.

Irgendwann habe ich gemerkt, dass mir eine Zeiterfassung genau diese Orientierung geben kann. Sie zeigt mir, wie viel Aufwand tatsächlich in einen Blogartikel, eine Recherche oder das Erstellen von Grafiken fließt. Gleichzeitig hilft sie mir dabei, rechtzeitig zu erkennen, wann ich meinem Hobby mehr Raum gebe als geplant. Von außen mag das für manche bereits sehr viel erscheinen. Für mich ist es vor allem eine Möglichkeit, bewusst Grenzen zu setzen.

Vor einigen Monaten habe ich mich deshalb für Kimai entschieden. Die Anwendung unterstützt mich dabei, meine Zeit unkompliziert zu erfassen und später sinnvoll auszuwerten. Für mich geht es dabei nicht um Selbstoptimierung, sondern um Transparenz und einen ehrlichen Blick auf meine Freizeit. Warum ich mich für diesen Weg entschieden habe und weshalb ich Kimai heute empfehlen kann, möchte ich in diesem Artikel zeigen.

Falls du dich ebenfalls fragst, wie sich ein Hobby mit Beruf und Freizeit in Einklang bringen lässt, findest du in meinem Beispiel vielleicht die eine oder andere Anregung.

🔍 Warum ausgerechnet Kimai?

Nachdem feststand, dass ich meine Zeit erfassen möchte, stellte sich die nächste Frage: Mit welcher Lösung? An Zeiterfassungen mangelt es heute wirklich nicht. Einige richten sich an Unternehmen mit komplexen Anforderungen, andere sprechen eher Einzelpersonen oder kleine Teams an.

Am Anfang habe ich mir tatsächlich auch ein oder zwei größere Tools angesehen, die auf Teams und komplexere Projektstrukturen ausgelegt sind. Sehr schnell wurde mir aber klar, dass mich das bei einem Hobbyprojekt eher ausbremsen würde als helfen. Ich habe deshalb bewusst nach einer Lösung gesucht, die zu meinem Alltag passt und mich nicht mit Funktionen überfordert, die ich ohnehin nie nutzen würde. Ein weiterer Punkt war für mich, dass Kimai aus der EU stammt. Das allein wäre für mich allerdings kein Kaufargument. Wenn eine Lösung jedoch meinen Anforderungen entspricht, ist es ein zusätzlicher Pluspunkt. Ich musste mich nicht nach der Software richten – sie hat sich in meine Abläufe eingefügt, nicht umgekehrt.

Dabei nutze ich Kimai längst nicht in seinem vollen Umfang. Für meinen Blog brauche ich kein komplexes Projektmanagement. Ein Artikel oder ein Video ist für mich ein überschaubares Projekt, das ich an anderer Stelle allenfalls in einer einfachen Liste festhalte. In Kimai erfasse ich deshalb nur die Zeit für wenige Aktivitäten. Für meinen Blog buche ich beispielsweise auf das Projekt „Blog“ und ordne die Zeit einer Aktivität wie „Recherche“ oder „Schreiben“ zu. Ich könnte zusätzlich noch den Titel des jeweiligen Artikels als Beschreibung hinterlegen. In meinem Fall wäre das jedoch mehr Verwaltungsaufwand als echter Mehrwert.

Ich nutze Kimai mit einem Abonnement. Das war für mich eine klare Entscheidung. Gute Software darf Geld kosten, wenn sie mir zuverlässig Arbeit abnimmt und ich sie regelmäßig nutze. Nach rund vier Monaten im Alltag kann ich sagen, dass sich diese Entscheidung für mich gelohnt hat.

⏱️ So nutze ich Kimai im Alltag

Im Alltag hat sich schnell eine einfache Struktur entwickelt. Für meinen Blog erfasse ich unter anderem die Zeit für Recherchen, das Schreiben von Artikeln sowie das Erstellen von Logos und Bildern. Daneben nutze ich Kimai auch für private Aktivitäten wie mein Training und Weiterbildungen. Dadurch entsteht nach und nach ein realistisches Bild davon, wofür ich meine Freizeit tatsächlich einsetze.

Spannend wird es für mich, wenn ich mir die Auswertungen nach einigen Tagen oder Wochen ansehe. Sie zeigen mir nicht nur, wie viel Zeit insgesamt in meinen Blog fließt, sondern auch, welche Tätigkeiten den größten Anteil ausmachen. Das hilft mir, meinen eigenen Aufwand realistischer einzuschätzen. Manchmal bestätigt das meine Einschätzung, manchmal überrascht mich das Ergebnis.

Die Auswertungen helfen mir nicht dabei, produktiver zu werden. Sie helfen mir jedoch dabei, ehrlich auf meinen Zeitaufwand zu schauen.

Wenn ich den Eindruck habe, in einer Woche besonders viel geschafft zu haben, kann ich das mit wenigen Klicks überprüfen. Genauso erkenne ich, wenn Beruf und Hobby zusammen einen Umfang erreichen, bei dem ich einen Gang zurückschalten sollte. Umgekehrt gibt es auch Wochen, in denen ich deutlich weniger geschafft habe, als ich selbst vermutet hätte. Die Auswertungen helfen mir, diese Einschätzungen nicht allein meinem Bauchgefühl zu überlassen.

Vielleicht kennst du das ebenfalls: Manche Aufgaben fühlen sich deutlich länger oder kürzer an, als sie es am Ende tatsächlich waren. Dabei liegt mein Bauchgefühl erstaunlich oft daneben. Genau deshalb schätze ich eine Zeiterfassung, die mir nicht nur Zahlen liefert, sondern meine eigene Wahrnehmung mit der Realität abgleicht.

🧩 Was mich anfangs gebremst hat

Es gab allerdings einen Punkt, über den ich zuerst gestolpert bin. Die größte Herausforderung war für mich die Einrichtung der mobilen Apps. Anders als bei vielen anderen Diensten gibt es von Kimai keine offiziellen Apps für iOS oder Android. Stattdessen greift man auf Clients aus der Community zurück.

Für mich bedeutete das, mich zunächst mit den benötigten Anmeldedaten und dem API-Zugang zu beschäftigen. Das war kein unlösbares Problem, aber auch nicht so selbsterklärend, wie ich es mir gewünscht hätte. Gerade bei einer Software, die den Alltag vereinfachen soll, fällt ein holpriger Einstieg stärker auf.

Ist dieser Schritt jedoch erst einmal erledigt, gerät er schnell in Vergessenheit. Seitdem erfasse ich meine Zeiten sowohl am Smartphone als auch am Desktop nahezu selbstverständlich. Unterwegs nutze ich die mobilen Clients, während mir am Rechner die Web-Anwendung im Browser vollkommen ausreicht.

Wenn du dich von einer etwas aufwendigeren Ersteinrichtung nicht abschrecken lässt, wirst du diesen Teil vermutlich genauso schnell hinter dir lassen wie ich. Im täglichen Einsatz spielt er anschließend kaum noch eine Rolle.

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🧭 Meine Einordnung

Nach rund vier Monaten gehört Kimai für mich zum Alltag. Die Zeiterfassung fällt kaum noch auf, sie läuft einfach mit. Genau das werte ich als gutes Zeichen: Wenn ein Werkzeug nach dieser Zeit noch selbstverständlich genutzt wird, hat es sich offenbar bewährt.

Es gibt andere Lösungen, die mehr Funktionen bieten oder einen anderen Schwerpunkt setzen. Für meinen Anwendungsfall spielt das allerdings kaum eine Rolle. Ich habe keine Software gesucht, die möglichst viel kann, sondern eine, die mich zuverlässig begleitet und dabei angenehm unauffällig bleibt.

Besonders schätze ich, dass mir Kimai einen realistischen Blick auf meinen Zeitaufwand ermöglicht. Dadurch kann ich besser einschätzen, wie viel Raum mein Blog und andere Projekte tatsächlich einnehmen. Das hilft mir nicht nur bei der Planung, sondern auch dabei, Grenzen zu setzen.

Falls du nach einer Lösung suchst, die sowohl private als auch berufliche Projekte begleiten kann, war Kimai für mich genau deshalb die richtige Wahl – nicht, weil es am meisten kann, sondern weil es sich am wenigsten aufdrängt. Vielleicht ist dein Weg am Ende ein anderer. Wenn dir mein Erfahrungsbericht dabei hilft, deine eigene Entscheidung klarer zu treffen, hat dieser Artikel seinen Sinn erfüllt.

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Über den Autor:

Hi! Ich bin Marcel. 🙂

Hauptberuflich arbeite ich als IT-Projektmanager und lebe aktuell in Hamburg. Neben dem Bloggen als Hobby reise ich gerne. Mittlerweile treibe ich wieder recht viel Sport (Ausdauer und Kraft).

Wenn ich mich entspannen will, gehe ich gerne in den Park oder schaue ich mir gerne Inhalte auf YouTube und den bekannten Streamingdiesnt an oder höre SoundCloud und spiele parallel dazu aber weniger werdend z.B. Diablo 3. 🙂

Ich habe diesen Blog im Jahr 2018 gestartet, um über meine Erfahrungen im IT-Bereich zu berichten. Denn ich helfe gerne anderen Menschen.

Derzeit bin ich mit keinem Betriebssystem so richtig zufrieden und bevorzuge Software, die überall läuft. Am liebsten als Web-App mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

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Hinweise: Bei den kursiv geschriebenen Wörtern kann es sich um eingetragene Marken oder Firmen handeln! Beispiele: Google, YouTube und Android. Alle Marken gehören ihren jeweiligen Eigentümern. Die Nutzung erfolgt ausschließlich zu Vergleichs- und Informationszwecken. Es kann sich aber auch um Fachbegriffe aus der IT-Welt handeln, die an diversen Stellen im Blog beschrieben werden.

Transparenz: Ich nutze KI-Tools wie z.B. Proton Lumo, verschiedene LLMs über Mammouth.ai und DeepL Write Pro, um dir neuen Content schneller und komprimierter bereitstellen zu können und um Sprache und Grammatik zu verbessern. Für einige Bilder nutze ich den Inhalt von Envato Elements im Langzeitabonnement und besitze somit die entsprechenden Medienlizenzen. Das gilt auch für die Erstellung von Logos und Designs mit Canva (auch mit dessen KI-Funktionen), Affinity und GIMP und weiteren Open-Source-Tools.

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